Intimações no DJEN: como não perder nenhuma publicação

Perder um prazo é o maior medo de quem advoga, e quase nunca acontece por desconhecimento do direito. Acontece porque uma publicação passou despercebida em um dia corrido. Este artigo mostra como montar uma rotina que não depende de sorte nem de memória.

O que é o DJEN

O Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN) é a plataforma do Conselho Nacional de Justiça que reúne, em um só lugar, as comunicações processuais dos tribunais que aderiram a ela. A consulta é pública e pode ser feita pelo número de inscrição na OAB.

Na prática, isso muda o trabalho de acompanhar publicações: em vez de entrar em um diário por tribunal, o advogado consulta um endereço só e vê o que foi publicado em seu nome em todo o país.

Por que a consulta manual falha

Consultar todo dia depende de disciplina, e disciplina falha justamente nos dias mais cheios. Os problemas mais comuns são:

• a consulta fica para "depois do almoço" e não acontece;
• cada advogado confere a própria OAB, e ninguém confere a de quem está de férias;
• a publicação é lida, mas ninguém registra que foi lida nem qual é o prazo;
• o escritório descobre a publicação quando o cliente liga.

Nenhum desses problemas é de conhecimento. São problemas de processo de trabalho.

Uma rotina que funciona

1. Monitore pela OAB, não pelo processo

Quem acompanha só os processos cadastrados deixa de fora as publicações de casos que ainda não entraram no controle do escritório. Monitorando pela OAB, chega tudo o que foi publicado em nome do advogado.

2. Ligue cada publicação ao processo

Publicação solta não tem dono. Vinculada ao processo, ela aparece para o advogado responsável e fica no histórico do caso, junto com as movimentações.

3. Dê ciência

Dar ciência é registrar que alguém do escritório leu a publicação. É um controle interno: não muda nada no tribunal. Serve para separar o que já foi tratado do que ainda espera alguém.

4. Registre o prazo na hora

Quem lê a publicação é quem deve conferir e anotar o prazo, com a data e o responsável. Deixar para depois é a forma mais comum de perder a anotação.

O sistema pode avisar que a publicação chegou. Conferir o prazo é sempre do advogado.

O que cobrar da equipe

Três regras simples resolvem a maior parte dos sustos:

• nenhuma publicação sem ciência no fim do dia;
• nenhuma publicação sem processo vinculado por mais de um dia útil;
• todo prazo com responsável e data.

Publicações que merecem atenção redobrada

Nem toda publicação tem o mesmo peso. Sentenças e acórdãos encerram uma etapa e costumam abrir prazo de recurso. Despachos e atos ordinatórios pedem providências mais simples. Separar a lista pelo tipo de documento ajuda a ler primeiro o que não pode esperar.

Automatizar sem terceirizar a responsabilidade

Uma ferramenta de acompanhamento deve fazer três coisas: buscar as publicações todo dia, mostrar o que ainda não teve ciência e avisar o advogado certo. O que ela não deve fazer é calcular o prazo sozinha. A contagem depende do tipo de ato, do tribunal e de feriados locais, e a conferência é do profissional.

O Nexum Pro consulta o DJEN todos os dias para as OABs que o escritório escolhe monitorar, vincula a publicação ao processo pelo número e mostra o que está sem ciência. O prazo é sempre informado e confirmado pelo advogado. Dá para testar por 14 dias, sem cartão.